Неквалифицированная электронная подпись

Законодательно установлены два вида электронной подписи: простая и усиленная. Последняя, в свою очередь, может быть квалифицированной либо неквалифицированной.

Простая ЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только определить отправителя, подписавшего электронный документ, но и подтвердить, что с момента подписания документ никто не изменял. Усиленная квалифицированная ЭП обладает дополнительными признаком: она должна быть подтверждена сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром*(1). Последняя ЭП применяется, в частности, для подписания отчетности и налоговых деклараций.

На данный момент еще нет аккредитованных удостоверяющих центров. До 1 июля 2012 года все сертификаты, выданные в соответствии со старым законом об электронной цифровой подписи*(2), признаются квалифицированными сертификатами, и подпись, сформированная до этой даты, будет признана квалифицированной*(3). Поэтому сейчас подписи налоговых деклараций и отчетности являются квалифицированными.

Какая подпись должна быть на первичке?

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами, на основании которых ведут бухгалтерский и налоговый учет. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумаге и электронно. Статьей 6 Закона N 63-ФЗ определены условия признания электронных документов, удостоверенных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно. Одним из обязательных реквизитов в документе является подпись. Между тем в Законе о бухгалтерском учете*(4) не уточнено, какой должна быть эта подпись.

Сотрудники финансового ведомства признали, что документ, подписанный квалифицированной ЭП, может подтверждать расходы в целях исчисления налога на прибыль*(5), за исключением случаев, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование составлять такие документы на бумаге*(6). В данный момент законодательно данные исключения не определены.
Чиновники ФНС России уверены, что подписывать первичку можно не только квалифицированной подписью, но и простой и неквалифицированной ЭП. Для этого нужно, чтобы такое право было закреплено законодательно либо в соглашении между участниками электронного взаимодействия, где будет указан один из способов подписи документов*(7). Тогда электронная первичка может быть принята к налоговому учету и будет подтверждать понесенные расходы. Главное, чтобы при этом электронный документ был равнозначен бумажному аналогу и выполнялись условия статьи 252 Налогового кодекса.

Данный вывод налоговая служба основывает на том, что положениями Закона о бухгалтерском учете не введена обязанность составлять первичные документы только на бумажных носителях. Организация вправе ставить на них электронную подпись. При этом виды электронных подписей, использование которых допускается, данным законом не определены.

Учтите, что электронные документы, подписанные неквалифицированной ЭП, не будут иметь юридической силы, если в соглашении между участниками электронного взаимодействия не будет определен порядок проверки ЭП*(8).

Электронные документы для проверки

При электронном документообороте организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию налоговой инспекции, суда и прокуратуры*(9).

Если инспекция истребует документы к проверке, то их можно направить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи*(10). Порядок направления электронного документа предусмотрен законодательно*(11). Если электронный документ составлен не по установленным форматам, его следует представить на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа ЭП.

Организация не вправе представлять инспекторам отсканированные документы, в том числе на электронном накопителе (на диске, флешке и т.д.). Даже если приложит опись представленных документов, подписанную генеральным директором*(12).

Также следует учитывать, что отметка о подписании документа ЭП должна быть на каждой заверенной копии документа. Поэтому нельзя заверять одной отметкой всю подшивку документов. Этот вывод вытекает из разъяснений чиновников и судей*(13).

Экспертиза статьи:
А. Пауков,
директор компании “Электронный экспресс”

“Актуальная бухгалтерия”, N 3, март 2012 г.

Еще статьи из этого раздела

• Защита авторских прав на уникальный веб-ресурс является важным аспектом функционирования в цифровой среде
• Оплата договора стройподряда жилого дома с помощью материнского капитала по эскроу-счету
• 2024-2025 учебный год: что нового ждет школьников и учителей
• Юристы в России: что нас ждет в текущей ситуации?
• Банкротство юридических лиц: что нужно знать компании